Webáruházunk napi menedzselése során a termékek tömeges kezelésének kiemelkedő szerepe van. A Shoprenter rendszerében több lehetőség is rendelkezésre áll a tömeges termék adat módosításra, ezek a termék XLSX export-import folyamat, a külső XML/CSV import, illetve az API kapcsolat segítségével menedzselt termékkezelés.
Ebben a cikkben a termék XLSX export-import folyamat második összetevőjére, a Termék XLSX importra térünk ki.
Mi az az import?
A termék XLSX import egy olyan funkció, amely segítségével tömegesen tudjuk módosítani a termékeink adatait a webáruházban, létrehozhatunk a segítségével új termékeket, illetve akár termékek tömeges törlését is kezelhetjük ezzel. Ennek kivitelezéséhez egy Excel (xlsx) fájl van segítségünkre.
Feltölthető formátumok: XLSX
Feltölthető maximális fájlméret: 3MB
Amennyiben az importálásról szeretnénk egy átfogó képet kapni, akkor nézzük meg az alábbi videót 12:55-től, mely az importálás folyamatát mutatja be.
Mire érdemes használni?
A termék XLSX import funkciót abban az esetben érdemes használni, amennyiben egyszerre sok terméknél szeretnénk módosítani különböző adatokat.
Amennyiben csak 1-1 termék módosításáról van szó, elegendő, ha az admin felületen módosítjuk a szükséges adatokat, ezzel is minimalizálva a hibalehetőségeket.
Hogyan kell importálni?
Mielőtt importálunk
Importálás előtt érdemes megismerkedni az importálható xlsx fájl szerkezetével. Ha korábban még nem csináltunk ilyet, exportáljunk ki néhány tetszőleges adatot olyan termékről, amelyeket már feltöltöttünk a webáruházba, vagy a Termékek > Termék export/import > Termék XLSX import menüpontból töltsük le a mintafájlt). Egy-két termék beállítását elvégezhetjük manuálisan is a tömeges módosítás előtt, hogy legyen példánk a fájlban, amihez igazodni tudunk a többi terméknél is. Az így létrehozott export fájl arra is jó, hogy lássuk az elválasztó karaktereket is a dokumentumban.
A legjobb importálás alapja mindig az exportálás!
Fontos! Azért szükséges exportálni és az export fájlban dolgozni, mert az excel (xlsx) fájlban a munkalap neveket nem szabad megváltoztatni, mivel a rendszer az alapján fogja felismerni a táblánkat.
Az importálás nulladik lépéseként tehát azt javasoljuk, hogy készítsünk legalább egy mintaterméket a webáruházunkban, majd exportáljuk ki azokat az adatokat erről a mintatermékről, amelyeket a többi terméknél is módosítani szeretnénk. Így már csak be kell majd illesztenünk a többi termék adatait a megfelelő oszlopokba.
Az importálás lépései
Fontos! Érdemes először a webáruházunk sandbox felületén letesztelni a kész fájlunk feltöltését. Ez egy tesztkörnyezet, amely pont azért lett létrehozva, hogy a hasonló módosításokat először itt teszteljük le, ne pedig az éles webáruházban. Amennyiben még nincs sandboxunk, akkor kattintsunk a Beállítások > Labor menüpontra, ezen belül pedig a Sandbox létrehozása gombra. Miután létrejött a sandbox, lépjünk be, majd az import további lépéseit először itt végezzük el. Ha szeretnénk további információkat megtudni a tesztkörnyezetről és annak lehetőségeiről, akkor olvassuk el a sandboxról szóló cikkünket is.
Az import első lépéseként kattintsunk a Termékek > Termék export/import > Termék XLSX import menüpontra.
Válasszuk ki a feltölteni kívánt fájlt, majd kattintsunk a Tovább az importálás beállításaihoz gombra.
Válasszuk ki, hogy milyen legyen az adatmódosítás típusa. 5 lehetséges feltöltési mód közül választhatunk:
- Új adatok felvétele és meglévők megtartása: ilyenkor új termékeket is vihetünk fel, valamint a meglévő termékeket is tudjuk egyúttal módosítani. Ideális abban az esetben, ha a meglévő termékeink karbantartása mellett újakkal is bővítenünk kell a terméklistánkat.
- Csak új adatok felvétele: csak új termékek felvételére vonatkozik. Akkor használjuk, ha az importtal csak új termékeket akarunk módosítani, a meglévő termékekben nem akarunk változást.
- Csak meglévő adatok módosítása: nem viszünk fel új terméket, csak a meglévőket módosítjuk. Ha nincs a fájlban új termék, mindig ezt válasszuk!
- Fájlban szereplő tételek törlése: a fájlban szereplő termékeket törölni fogja. Használatával legyünk körültekintőek, hiszen a termékek törlése nem visszavonható, ezeket ilyenkor újra létre kell hozni.
- Csak a fájlban lévő adatok megtartása: minden terméket töröl a boltból, kivéve azokat, amelyek a fájlban szerepelnek. Az előző opcióhoz hasonlóan ezzel is bánjunk körültekintően!
Ugyanitt azt is el kell döntenünk, hogy az import során szeretnénk-e az enterek sortöréssé alakítását. Ez a beállítás a termékleírásokra vonatkozik és az Excelben megadott entereket alakítja sortöréssé. Terméknél lévő egyedi tartalomra ez nem érvényes, ott HTML kódolás szerinti entereket kell alkalmazni.
A beállítások alatt ellenőrizzük a fájl szerkezetét. Láthatjuk, hogy mely oszlopunkat mely adatnak felelteti meg az import a rendszerben, így ha itt valami nem megfelelő, akkor módosíthatunk a párosításokon.
Kattintsunk a Tovább az adatok ellenőrzéséhez gombra.
Ezután még egyszer ellenőrizzük az adatokat (pl. mezők nevei, értékei, esetleges elírások), és kattintsunk a Tovább az adatok importálásához gombra, ha mindent rendben találunk.
Várjuk meg, amíg végbemegy a folyamat, amelyet egy ábra is mutat nekünk.
Ezután ellenőrizzük az eredményt. Jelen esetben látható, hogy minden rendben lezajlott, hiszen az összes sor sikeresen fel lett dolgozva, ami a fájlban volt.
A feltöltés végén minden olyan cikkszám megjelenik, ami benne volt a fájlban.
Itt 4 üzenet jelentkezhet:
- Sikeres feldolgozás: minden adatot feldolgozott a rendszer.
- Hiba a sor feldolgozásában: valamilyen hiba volt a fájlban, ezért az adott sort nem tudta feldolgozni a rendszer.
- Item being skipped: akkor fordul például elő, ha a Csak meglévő adatok módosítása opció volt kijelölve az adatmódosítás típusánál, de a fájlban olyan cikkszám volt, ami nem szerepelt a termékek között, ezért a rendszer kihagyta a feldolgozását.
- Egyedi azonosító nem található: nincs cikkszám a fájlban.
Gyakran ismételt kérdések
Hogyan tudok új terméket feltölteni?
Új termék feltöltése esetén van néhány kötelező oszlop, amelyeknek minden esetben szerepelniük kell a fájlban:
- Cikkszám
- Terméknév
- Alapár
Fontos! Érdemes megadni rögtön a termék kategóriáját is, mivel ha a termék nincs kategóriához rendelve, akkor nem lesz elérhető a webáruházban, nem lesz kosárba rakható, és a termék ára sem fog megjelenni.
Mi alapján azonosítja a rendszer a termékeket?
Az import folyamán az elsődleges azonosító a cikkszám. Annak minden importban szerepelnie kell!
Mi a kategória azonosítók elválasztójele?
Minden esetben vessző (,).
Mi a további képek elválasztójele?
Minden esetben ||| (alt gr + W).
Mi a kategórianevek elválasztójele?
- Minden esetben pontosvessző (;), azaz Első kategória;Második kategória;Harmadik kategória.
Hogyan kell jelölni az alkategóriákat?
Per jellel (/), azaz Főkategória/Alkategória/Alkategória alkategóriája.
Szükségem van-e minden adatra az importhoz?
Érdemes csak olyan adatokat exportálni, amiket ténylegesen módosítani fogunk. Fölösleges egy raktárkészlet módosításhoz a termék minden paraméterét exportálni, és ezután csak a raktárkészletet módosítani. Ilyenkor elegendő bejelölnünk a cikkszám és a raktár opciókat. Van néhány kivétel, ahol több adatra is szükségünk van a módosításhoz, például az akciós árak vagy a termékképek alt tagje.
Hogyan tudok új akciókat felvinni vagy meglévőt módosítani, törölni tömegesen?
Ha módosítani akarjuk az akciós árat vagy újat hozzáadni, akkor benne kell lennie a táblázatban az akciós nettó és bruttó árnak, illetve az akciós ár lejáratának és kezdetének a dátumának is.
Akció törléséhez pedig ez a megfelelő formátum:
Ki tudom-e teljes mértékben alakítani a szülő-gyerek viszonyt import segítségével?
XLSX importtal nem lehet új termék típust létrehozni. Ezeket előzetesen el kell készítenünk a Termékek > Termék típusok menüpontban.
Hogyan tudom módosítani a termék képek alt tag értékét?
Alt tagot csak akkor lehet módosítani, ha az import fájlban benne van a hozzá tartozó kép is. Ezek csak párban működnek: elsődleges kép-alt tag, további képek-további képek alt tag.
Hogyan lehet törölni oszlopot az xlsx fájlban?
Először az export munkalapból, majd utána a columns munkalapról is ki kell törölni ugyanazt az oszlopot. Ha nem ezt tesszük, elcsúszhatnak az adatok. Mindenesetre a hibák elkerülése végett azt tanácsoljuk, hogy csak azok a mezők kerüljenek exportálásra, amelyeket módosítani is szeretnénk, így nem lesz szükség az oszlopok törlésére.
Mire érvényes az enterek sortöréssé alakítása?
Minden esetben csak a termékleírásra érvényes.
Mitől duplikálódhatott egy kategória?
Ez olyan esetben fordulhat elő, amennyiben a fájlban módosítottuk a kategória neveit és lemaradt a kategória azonosító, valamint a feltöltés típusánál az volt megjelölve, hogy "Új és meglévő adatok" módosítása. Ezzel új kategóriákat is hozzáadhatunk a rendszerhez, ezért módosításnál használjuk a "Csak meglévő adatok módosítása" lehetőséget.
Mitől duplikálódhatott egy termék?
Ez abban az esetben fordul elő, amennyiben a cikkszám elején vagy a végén szóköz szerepel.
Alanyi adómentesből most már áfás lettem, hogyan tudom az áfát átállítani a termékeknél?
Első lépésként létre kell hoznunk az adó osztályokat a Beállítások > Pénzügyi beállítások > Adó osztályok menüpontban. Ennek részletes beállításáról az alábbi cikkben olvashatunk: Ár és készlet kezelés.
Ha elkészültünk az ÁFA kulcs létrehozásával, akkor egy exporttal kell kezdenünk a folyamatot, és ki kell nyernünk a megfelelő termékeket az áruházból úgy, hogy szerepeljen az ÁFA és az alapár mező a fájlban. Miután ez megvan, írjuk át a fájlban a szükséges adatokat a termékeknél.
Fontos! ÁFA és/vagy árszorzó magában nem elég a módosításhoz, kell az alapár is.
Hogy működik az import többnyelvű webáruház esetén?
Ha több nyelven is működik az oldalunk, abban az esetben felajánlja a rendszer az export során a több nyelven elérhető termékadatok exportálásának a lehetőségét is, és így akár nyelvenként lekérhetők és feltölthetők lesznek ezek az adatok.
Gyakran előforduló hibák
Összekeverednek az adatok a webáruház termékeinél és kategóriáinál (pl. a termék neve létrejön kategóriaként)
Előfordulhat olyan, hogy a feltöltés után azt látjuk, hogy bizonyos adatok nem ott szerepelnek, ahova szántuk őket. Ennek általában az szokott az oka lenni, hogy az import táblázatunkban töröltünk egy oszlopot az egyik munkalapról, a másik munkalapon azonban megmaradt az oszlop. Az import fájlunk első munkalapján (export) találhatók maguk a termékadatok, míg a második munkalap (columns) szolgál arra, hogy a rendszer be tudja azonosítani a feltöltött adatokat. Ha a két munkalap között eltérés van (pl. az egyikről hiányoznak oszlopok vagy más az oszlopok sorrendje), a feltöltéskor hibásan lesznek beazonosítva a sorok.
Az itt látható példában szerepel egy
- A oszlop: cikkszám,
- B oszlop: kategória név,
- C oszlop: terméknév.
A problémát legtöbb esetben az okozza, hogy például a B oszlop (kategória név) törlésre kerül az export munkalapon, mivel a továbbiakban nem szeretnénk ezzel az információval dolgozni, de a columns munkalapon nem végezzük el ugyanennek az oszlopnak a törlését. Emiatt elcsúsznak az oszlopok a táblázatban úgy, hogy a B oszlop a terméknév lesz.
A columns munkalapon marad az eredeti sorrend, mert ott nem töröltük a kategória nevet, és ezáltal a feltöltésnél a terméknév a kategória név oszlopba kerül, így ha van 500 termék a fájlban, akkor mindegyik létrejön kategóriaként.
A példánkban az export munkalapon megmaradt Terméknév oszlopban a Szülő termék nevet adtuk a termékünknek.
A feltöltés után azonban látszik, hogy a kategóriánknál létrejött egy Szülő termék kategória.
Az ilyen eseteket úgy tudjuk elkerülni, ha az esetleges módosításokat (oszlopok törlése, hozzáadása vagy áthelyezése) a fájlunk export és columns fülén is lekövetjük, ellenőrizzük.
Megduplázódnak a kategóriák
Amennyiben úgy exportálunk, hogy csak a kategória név szerepel a táblázatban és ezután módosítjuk a kategória neveket (vagy esetleg az Excel miatt módosulnak), abban az esetben a fájl feltöltése során létrejön újra minden kategória. Mivel nincs benne a kategória azonosítója is a táblázatban, az importálás során nem tudja a rendszer, hogy mely kategória nevét kell ténylegesen módosítani, és ezáltal minden módosult kategória nevet új kategóriának fog érzékelni (ehhez akár egy extra szóköz is elegendő).
A kategória azonosítót és kategória nevet lehetőleg együtt használjuk, ezzel is minimalizálva a hibalehetőségeket.
Új, szükségtelen alkategóriák jönnek létre
Ilyen akkor szokott előfordulni, ha a per (/) jelet használjuk elválasztónak a kategóriák felsorolásánál, ez ugyanis a kategóriafa szintjeinek elkülönítésére szolgál. A Ruházat > Pólók alkategória például "Ruházat/Pólók" néven tüntethető fel a táblázatunkban. Ha egy termékünk több kategóriában is szerepel, a kategóriák közötti helyes elválasztó a pontosvessző (;).
Hasonló módosítások végrehajtása előtt érdemes készíteni egy exportot az adott mezőkről, ez segít a helyes elválasztókban és a formátumban is.
Nem sikerült az akciós ár módosítása vagy törlése
Ennek általában az az oka, hogy nem a megfelelő formátumban van megadva az akciós ár, vagy ki lett hagyva a dátum és a nettó ár az import fájlból.
Ha módosítani akarjuk az akciós árat vagy újat hozzáadni, akkor benne kell lennie a táblázatban az akciós nettó és bruttó árnak, illetve az akciós ár lejáratának és kezdődátumának is:
Akció törléséhez pedig ez a megfelelő formátum:
Amennyiben nem szerepelnek a szükséges mezők az importálás során, akkor nem fog sikerülni az adott művelet, legyen szó akció módosításáról, új hozzáadásáról vagy törléséről. Egyes esetekben "Hiba! A sor feldolgozása ki lett hagyva" hibaüzenetet is kaphatunk.
Hiba a fájl feltöltése során terméktípusok esetén
Ha importon keresztül akarjuk kialakítani a szülő-gyerek viszonyokat és megadjuk a fájlban a Termék típusnál a termék típusát, de ez a típus nincs létrehozva az admin felületen a Termékek > Termék típusok menüpontban, akkor sikertelen lesz az import.
Olyan is előfordulhat, hogy ha a a terméknél van termék típus (pl. cipő), de mi az xlsx fájlban ezt a típust megváltoztatjuk (pl. arra, hogy kerékpár) és feltöltjük, akkor azt írja a rendszer, hogy sikeres a feltöltés, ugyanakkor mégsem fog változást eredményezni a termék adatainál.
Ha pedig azt csináljuk, hogy letöltjük az exportot a cipő típussal és az ahhoz tartozó egyedi tulajdonságokkal, majd egy szülő-gyerek viszony nélküli terméknél adunk meg egy új típust, akkor hibára fut a feltöltés, mivel importon keresztül nem lehet új típust létrehozni.
Nem módosul a képeknél az alt tag
Amennyiben az alt tagot szeretnénk módosítani importon keresztül, akkor ha csak a cikkszám és alt tag oszlop szerepel a fájlban, az nem elég. Alt tagot csak akkor lehet módosítani, ha az import fájlban benne van a hozzá tartozó kép is. Ezek csak párban működnek: elsődleges kép-alt tag, további képek-további képek alt tag.
Amennyiben pedig törölni szeretnénk a további képek alt tagjeit, jelölnünk szükséges, hogy melyeket szeretnénk eltávolítani. Ezt úgy tehetjük meg, hogy a mezőben az elválasztó karakterként használatos vesszőket helyezünk el, de közéjük nem helyezünk el szöveget.
Például 3 további kép esetén a következő tartalommal tudjuk törölni mindháromnál az alt tageket: ,,,
Duplikálódtak vagy nem módosultak a termékek import után
Amennyiben szóköz kerül a cikkszám elejére vagy végére, akkor duplikálódni fognak a termékek, vagy adott esetben nem fogja őket módosítani a rendszer.
Feltöltésnél ez a hibaüzenet jelenik meg: Egyedi azonosító nem található
Ez azt jelenti, hogy az import fájlunkból hiányzik a cikkszám. A cikkszám egy kötelező elem, mivel a rendszer ezt használja elsődleges azonosítóként az import során, így mindenféleképpen szerepelnie kell a fájlban.
Feltöltésnél ez a hibaüzenet jelenik meg: Hiba! Nem megfelelő XLSX struktúra. Hiányzó lapok.
Ez akkor fordulhat elő, ha átírtuk az import fájlunkban a munkalapok neveit vagy hiányzik a kettő közül az egyik munkalap (export, columns). Ha előzetesen készítünk egy exportot és az export fájlban dolgozunk, és nem változtatunk a munkalapok elnevezésén (vagy nem töröljük őket), elkerülhetjük ezt a problémát.
Ha az importot XLSX fájl helyett XML vagy CSV formátumú fájlból szeretnénk elvégezni, arról bővebb információt ide kattintva találunk.
Amennyiben további információra lenne szükségünk, és szeretnénk tájékozódni az exporttal kapcsolatban is, akkor kattintsunk az alábbi bejegyzésre: XLSX Export.
