Termék XLSX Import – Shoprenter Akadémia

Hogyan kell importálni? Lépésről lépésre

Webáruházunk napi menedzselése során a termékek tömeges kezelésének kiemelkedő szerepe van. A Shoprenter rendszerében több lehetőség is rendelkezésre áll a tömeges termék adat módosításra, ezek a Termék XLSX export-import folyamat, a Külső XML/CSV import, illetve az API kapcsolat segítségével menedzselt termékkezelés.

Ebben a cikkben a Termék XLSX export-import folyamat második összetevőjére, a Termék XLSX importra térünk ki.

Oktató videó XLSX export-import folyamatról

Amennyiben az importálásról szeretnénk egy átfogó képet kapni, akkor nézzük meg az alábbi videót 12:55-től, mely az importálás folyamatát mutatja be.

Mi az az import?

A termék xlsx import egy olyan funkció amelynek segítségével tömegesen tudjuk módosítani a termékeink adatait a webáruházban, létrehozhatunk a segítségével új termékeket, illetve akár termékek tömeges törlését is kezelhetjük ezzel. Ennek kivitelezéséhez egy excel (xlsx) fájl áll a segítségünkre.

Feltölthető formátumok: XLSX
Feltölthető maximális fájlméret: 3MB

Mire érdemes használni?

A termék xlsx import funkciót abban az esetben érdemes használni, amennyiben egyszerre sok terméknél szeretnénk módosítani különböző adatokat.

Amennyiben csak 1-1 termék módosításáról van szó, elegendő, ha az admin felületen módosítjuk a szükséges adatokat, ezzel is minimalizálva a hibalehetőségeket.

Hogyan kell importálni? Lépésről lépésre

Az importálási folyamat megkezdése előtt a következő pontokat mindenképpen vegyük figyelembe és végezzük el.

Importálás előtt, ha korábban még nem csináltunk ilyet, akkor exportáljuk ki az összes tetszőleges oszlopot akár néhány termékkel együtt, hogy lássuk az elválasztó karaktereket is a dokumentumban.

A legjobb importálás alapja mindig az exportálás!

Fontos! Azért szükséges exportálni és az export fájlban dolgozni, mert az excel (xlsx) fájlban a munkalap neveket nem szabad megváltoztatni, mivel a rendszer az alapján fogja felismerni a táblánkat.
Amint készen van a feltöltendő XLSX fájl, abban az esetben először ezt a Sandbox felületre töltsük fel! Ez egy teszt környezet, amely pont azért lett létrehozva, hogy a hasonló módosításokat először itt teszteljük le, ne pedig az éles webáruházban. Amennyiben még nem rendelkezünk Sandbox-al, akkor kattintsunk a Beállítások > Labor menüpontra. Ezen belül pedig a Sandbox létrehozása gombra. Ha szeretnénk további információkat megtudni a teszt környezetről és annak lehetőségeiről, akkor olvassuk el a Sandbox-ról szóló cikkünket is.
Első lépésként kattintsunk a Termékek > Termék export/import > Termék XLSX import menüpontra.
Válasszuk ki a feltölteni kívánt fájlt, majd kattintsunk a "Tovább az importálás beállításaihoz" gombra.
Válasszuk ki, hogy milyen legyen az adatmódosítás típusa:

Az adatmódosítás típusánál 5 lehetséges feltöltést választhatunk.

Új adatok felvétele és meglévők megtartása: Ilyenkor új termékeket is vihetünk fel, valamint a meglévő termékeket is tudjuk egyúttal módosítani.
Csak új adatok felvétele: Csak új termékek felvételére vonatkozik
Csak meglévő adatok módosítása: Nem viszünk fel új terméket, csak a meglévőket módosítjuk. Ha nincs a fájlban új termék, mindig ezt válasszuk!
Fájlban szereplő tételek törlése: A fájlban szereplő termékeket törölni fogja.
Csak a fájlban lévő adatok megtartása: Minden terméket töröl a boltból, kivéve azokat, amelyek a fájlban szerepelnek.

Import során szeretnénk-e az enterek sortörésé alakítását.

Import során enterek sortöréssé alakítása: Ez a beállítás a termékleírásokra vonatkozik. És az excelben megadott entereket alakítja sortöréssé. Terméknél lévő egyedi tartalomra ez nem érvényes, ott HTML kódolás szerinti entereket kell alkalmazni.

Ellenőrizzük a fájl szerkezetét
Kattintsunk a "tovább az adatok ellenőrzésére".

Ezután még egyszer ellenőrizzük az adatokat, és nyomjunk a tovább az adatok importálásához menüpontra. Pl.: Mezők nevei, értékei, esetleges elírások
Várjuk meg, amíg végbemegy a folyamat:
Ezután ellenőrizzük az eredményt. Jelen esetben látható, hogy minden rendben lezajlott.
A feltöltés végén minden olyan cikkszám megjelenik, ami benne volt a fájlban.

Itt 4 üzenet jelentkezhet:

Sikeres feldolgozás: Minden adatot feldolgozott a rendszer
Hiba a sor feldolgozásában: Valamilyen hiba volt a fájlban
Item being skipped: Pl. Csak meglévő adatok módosítása volt kijelölve az adatmódosítás típusánál, de a fájlban olyan cikkszám volt, ami nem szerepelt a termékek között, ezért a rendszer kihagyta (skippelte) a feldolgozását
Egyedi azonosító nem található: nincs cikkszám a fájlban

További tudnivalók:

Új termék feltöltése esetén a kötelező oszlopok azok, amelyeknek minden esetben szerepelnie kell a fájlban:

Cikkszám
Terméknév
Alapár

Figyelem! Érdemes megadni rögtön a termék kategóriáját is, mivel ha a termék nincs kategóriához rendelve, akkor nem lesz elérhető a webáruházban, nem lesz kosárba rakható, és a termék ára sem fog megjelenni.

Érdemes csak olyan adatokat exportálni, amiket ténylegesen módosítani fogunk. Fölösleges egy raktárkészlet módosításhoz a termék minden paraméterét exportálni, és ezután csak a raktárkészletet módosítani. Ilyenkor elegendő bejelölnünk a cikkszám és a raktár opciókat.

Az import folyamán az elsődleges azonosító a cikkszám. Annak minden importban szerepelnie kell!

Ha több nyelven is működik az oldalunk, abban az esetben felajánlja a rendszer az export során a több nyelven elérhető termékadatok exportálásának a lehetőségét is, és így akár nyelvenként lekérhetők és feltölthetők lesznek ezek az adatok.

Ha az importot XLSX fájl helyett XML vagy CSV formátumú fájlból szeretnénk elvégezni, arról bővebb információt ide kattintva találunk.

Kisokos

Az import folyamat során vannak olyan hibák és kérdések, amelyek gyakran felmerülnek, így ezzel kapcsolatban is szeretnénk némi támpontot adni, valamint a leghasznosabb praktikákat illetően is.

Gyakran előforduló hibák:

1. Kitörlődnek/kitörlésre kerülnek az oszlopok a fájlban

Jelenlegi példa exportban szerepel egy A oszlop: cikkszám, B oszlop: kategória név, C: Terméknév. A problémát legtöbb esetben az okozza, hogy törlésre kerül a B oszlop, mivel a továbbiakban nem szeretnénk ezzel az információval dolgozni, de a columns munkalapon nem végezzük el ugyanennek az oszlopnak a törlését. Emiatt elcsúsznak az oszlopok a táblázatban úgy, hogy a B oszlop a terméknév lesz.

Columns munkalapon marad az eredeti sorrend mert ott nem töröltük a kategória nevet és ezáltal a feltöltésnél a terméknév a kategórianév oszlopba kerül, így ha van 500 termék a fájlban akkor mindegyik létrejön kategóriaként.

2. Nincs kategória azonosító

Amennyiben úgy exportálunk, hogy csak a kategória név szerepel a táblázatban és ezután módosítjuk a kategória neveket, abban az esetben a fájl feltöltése során létrejön újra minden kategória, mivel nincs azonosító a táblázatban, tehát az importálás során nem tudja a rendszer, hogy mely kategória nevét kell módosítani és ezáltal új kategóriának fogja érzékelni.

Megoldás: Kategória azonosítót és kategória nevet együtt használjuk, ezzel is minimalizálva a hibalehetőségeket.

3. Kategóriák nevében "/" karakter szerepel, ami új kategóriák létrehozását eredményezi

Amennyiben a per (/) jelet használjuk elválasztónak akkor új kategóriák fognak létrejönni, ezért semmiképpen sem javasoljuk a használatát kategória nevekben. Erre a helyes elválasztó a pontosvessző. Ezért tanácsoljuk, hogy mielőtt hasonló módosításokat hajtanak végre készítsenek egy exportot az adott mezőkről. Ez segít a helyes elválasztókban és a formátumban is.

4. Akciós ár

Általában nem a megfelelő formátumba van megadva az akciós ár, vagy ki lett hagyva a dátum, nettó ár. Ugyan ez vonatkozik arra is, amikor törölni szeretnénk akciót. Ha módosítani akarjuk az akciós árat vagy újat hozzáadni, akkor benne kell lennie a táblázatban az akciós nettó és bruttó árnak, illetve az akciós ár lejáratának és kezdetének a dátumának is.

Akció törléshez pedig ez a megfelelő formátum:

Amennyiben nem szerepelnek a szükséges mezők az importálás során akkor nem fog sikerülni az adott művelet, legyen szó akció módosításról, új hozzáadásáról vagy törléséről. Egyes esetekben "Hiba a sor feldolgozása ki lett hagyva" hibaüzenetet is kaphatunk.

5. Terméktípus

Ha importon keresztül akarjuk kialakítani a szülő-gyerek viszonyokat és megadjuk a fájlban a Terméktípushoz, hogy "Kerékpár", de ez a típus nincs létrehozva az adminon a Termékek > Termék típusok menüpontban, akkor hibára fut a fájl.
Ha a terméknél van terméktípus pl. Cipő, de mi az xlsx fájlban megváltoztatjuk Kerékpárra és feltöltjük, akkor azt írja a rendszer, hogy sikeres feltöltés, ugyanakkor nem fog változást eredményezni.
Ha pedig úgy csináljuk, hogy letöltjük az exportot a Cipő típussal és az ahhoz tartozó egyedi tulajdonságokkal, majd egy szülő-gyerek viszony nélküli terméknél adunk meg egy új típust akkor hibára fut a feltöltés, mivel importon keresztül nem lehet új típust létrehozni.

6. Alt tag hiba

Amennyiben az Alt Tag-ot szeretnénk módosítani importon keresztül, akkor ha csak a cikkszám és alt tag oszlop szerepel a fájlban, az nem elég. Alt tagot csak akkor lehet módosítani ha az import fájlban benne van a hozzá tartozó kép is. Ezek csak párban működnek: elsődleges kép-alt tag, további képek-további képek alt tag.

Amennyiben pedig törölni szeretnénk a további képek alt tag-jeit, jelölnünk szükséges, hogy melyeket szeretnénk eltávolítani. Ezt úgy tehetjük meg, hogy a mezőben az elválasztó karakterként használatos vesszőket helyezzük el, de közéjük nem helyezünk el szöveget.

Például 3 további kép esetén a következő tartalommal tudjuk törölni az alt tag-eket: ,,,

7. Szóköz van a cikkszámban

Amennyiben egy szóköz bekerült a cikkszám elejére vagy végére akkor duplikálódni fognak a termékek vagy adott esetben nem fogja őket módosítani a rendszer.

8. Nincs cikkszám oszlop a fájlban

Mivel a cikkszám egy kötelező elem, így mindenféleképpen szerepelnie kell a fájlban. Ennek hiányában az alábbi hibaüzenetet kapjuk: "Egyedi azonosító nem található"

9. Az export munkalap fül neve át lett írva valami másra, például "import"

Azért szükséges exportálni és az export fájlban dolgozni, mert az excel (xlsx) fájlban a munkalap neveket nem szabad megváltoztatni, mivel a rendszer az alapján fogja felismerni a táblánkat.

Leghasznosabb praktikák:

Ahogy azt már említettük többször is, a legjobb import alapja az export! Ezért mindenféleképpen az export fájl alapján kell importálni a webáruházba. Ezen felül tudjuk még használni a minta fájlokat is, amely hasonló célból lett létrehozva. Ehhez kattintsunk a Termékek > Termék export/import >Termék XLSX import menüpontra majd az "ide kattintva" lehetőségre.

Érdemes még megemlíteni, hogy minden megkezdett importot elsődlegesen a Sandbox felületre töltsünk fel és teszteljük le, hogy megfelelő-e az eredmény, amit az importálással értünk el.

Amennyiben még nem rendelkezünk Sandbox-al akkor kattintsunk a Beállítások > Labor menüpontra. Ezen belül pedig a Sandbox létrehozása gombra.
További információért olvassuk el a Sandbox-ról szóló cikkünket is.

1. Hogyan tudom tömegesen feltölteni a termékeimet az új webáruházamba?

Erre több módszer is van, ugyanakkor jelen esetben térjünk ki az XLSX import-ra. Új termék feltöltése esetén három kötelező mező van aminek szerepelnie kell az xlsx fájlban. Ez a cikkszám, alapár, terméknév. Érdemes megadni rögtön a kategóriát is, mivel ha a termék nincs kategóriához rendelve, akkor nem lesz elérhető a webáruházban, nem lesz kosárba rakható, és a termék ára sem fog megjelenni. Bővebb információ az XLSX Import cikkünkben található.

2. Hogyan tudom tömegesen leakciózni bizonyos kategóriám termékeit?

Jelen esetben az első lépés az, hogy készítünk egy exportot kategória szerint, amelyben minden olyan kategória szerepel amire szükségünk van. Exportálásnál szerepeljen benne az akciós bruttó és nettó ár, valamint az akció dátumának kezdete és vége. A fentebb lévő "Leggyakoribb hibák" részben részletesebben kitértünk a jelenségre. Amennyiben még több információra van szüksége akkor olvassa el az XLSX Export cikkünket is.

!FONTOS Célszerű az akciózás előtt egy terméknél beállítanunk az admin felületen egy akciót, majd exportáljuk azt. Ezzel lesz egy példa előttünk, hogy a többi terméknél hogyan kell beállítani az akciót megfelelően. Erre a célra a fentebb említett minta fájl is tökéletes megoldás lehet.

3. Hogyan tudom törölni a termékeimhez beállított akciókat?

Fentebb a leggyakoribb hibák 4. pontjában tértünk ki erre a kérdésre részletesebben. Az akciós nettó és bruttó ár illetve az akciós dátum kezdete és vége értékéhez 0-át kell beírni.

4. Alanyi adómentesből most már áfás lettem, hogyan tudom az áfát átállítani a termékeknél?

Első lépésként létre kell hoznunk az adó osztályokat a Beállítások > Pénzügyi beállítások > Adó osztályok menüpontban. Ennek részletes beállításáról az alábbi cikkünkben olvashatunk: Ár és készlet kezelés

Ha elkészültünk az ÁFA kulcs létrehozásával, akkor az XLSX importot illetően szintúgy egy exporttal kell elkezdenünk a folyamatot és a megfelelő termékeket kinyerni az áruházból úgy, hogy szerepeljen az "ÁFA" mező a fájlban, majd rendeljük hozzá a termékhez.

Fontos! ÁFA és/vagy árszorzó magában nem elég, kell az alapár is.

GYIK - Gyakran ismétlődő kérdések:

Ebben a részben szeretnénk még kitérni a leggyakrabban előforduló kérdésekre.

Mi a kategória azonosító elválasztójele?

- Minden esetben vessző (,).
Mi a további képek elválasztójele?

- Minden esetben ||| (alt gr + W)
Mi a kategórianevek elválasztójele?

- Minden esetben pontosvessző (;)
Mit történik, ha a kategória nevekben / jel is szerepel és így importálunk?

- Főkategóriákat és alkategóriákat hozunk létre ezáltal, tehát ezzel a megoldással lehet alkategóriákat létrehozni.
Hogyan lehet törölni oszlopot az xlsx fájlban?

- Először az export munkalapból, majd utána a columns munkalapról is ki kell törölni ugyanazt az oszlopot. Mindenesetre a hibák elkerülése végett azt tanácsoljuk, hogy csak azok a mezők kerüljenek exportálásra, amelyeket módosítani is szeretnénk, így nem lesz szükség az oszlopok törlésére.
Feldolgozáskor miért csúszhatnak el a feldolgozott oszlopok? Pl. terméknév helyére a kategórianév kerül.

- Törlése került egy oszlop az export munkalapról, de a columns lapról nem. Ilyen esetben ez okozza a problémát.
Mire érvényes az enterek sortöréssé alakítása?

- Minden esetben csak a termékleírásra érvényes.
Mitől duplikálódhatott egy kategória?

- Ez olyan esetben fordulhat elő, amennyiben a fájlban módosítottuk a kategória neveit és lemaradt a kategória azonosító. Pluszban még ki volt pipálva az is, hogy "Új és meglévő adatok" módosítása. Ezzel új kategóriákat is hozzáadhatunk a rendszerhez, ezért módosításnál használjuk a "Csak meglévő adatok módosítása" lehetőséget.
Részletesebben a gyakori hibák rész 2. pontjában olvashat a jelenségről.
Mitől duplikálódhatott egy termék?

- A leggyakoribb hibák 7. pontjában olvashatunk erről részletesebben. Ez abban az esetben fordul elő, amennyiben a cikkszám elején vagy a végén szóköz szerepel.

Amennyiben további információra lenne szükségünk, és szeretnénk tájékozódni az exporttal kapcsolatban is, akkor kattintsunk az alábbi bejegyzésre: XLSX Export