Számlázz.hu alkalmazás

Az alkalmazással lehetőség van a Shoprenteres webshopokat összekötni a számlázz.hu számlázó rendszerrel. Ezzel elérhető, hogy 

• a webshopodban kezeld a számláidat is, kényelmesen, gyorsan és egyszerűen 
• a megrendelések állapotához igazítva automatizálhatod a számlázásodat 
• elérhető a számla kiállítás mellett díjbekérők és storno számlák kiállítása
• autokassza funkcióval a megrendeléseid állapotváltoztatását is meg tudod oldani 
• a megrendelésekhez kiállított bizonylatokat a Shoprenter admin felületén is el fogod érni 
• akár több nyelven is számlázhatsz

Fontos, hogy ehhez szükséged lesz egy Számla Agent előfizetésre a számlázz.hu oldalán. Erről többet itt tudsz olvasni, és itt tudsz előfizetni: https://www.szamlazz.hu/egyedi-megoldasok/szamla-agent 

Az alkalmazás díja

Az alkalmazás freemium modellben érhető el. Az alap funkciókat minden Shoprenteres webshop tudja használni a BASIC csomagban. De ha szeretnéd magasabb szintre emelni a számlázásod, akkor azt a PREMIUM csomag megvásárlásával tudod megtenni. Ennek díja nettó 24 990 forint. Ha több webshoppal is rendelkezel, akkor lehetőséged van az ENTERPRISE csomagot megvásárolni minden webshopod számára. Ennek egyszeri díja, összesen nettó 37 990 forint. A PREMIUM csomagot ebben az esetben bármennyi olyan webshopnál használhatod, amit ugyanaz a cég fizet elő. 

Ingyenes, BASIC csomag tartalma

• Számla alap beállításai 
  • fizetési módok párosítása 
  • számla előtag megadása 
  • bankszámlaszám, ami megjelenik a számlán 
  • bank neve, ami megjelenik a számlán 
  • be tudod állítani, hogy 0%-os áfa esetén milyen jogcímmel kerüljön fel a tétel a bizonylatra 
  • beállítható, hogy a kiállított számlát a számlázz.hu rendszere kiküldje-e 
    • és ha szeretnéd, hogy számlád a számlázz.hu küldje ki, akkor be tudod állítani 
      • a kiküldő email címet
      • a tárgymező tartalmát 
      • és az email szövegét 
  • megjelenítheted a rendelésszámot a bizonylatokon
  • ha szeretnéd, a termékek cikkszámát is felrakhatod a bizonylatokra
  • megadhatod, milyen sablonnal kerüljön kiállításra egy bizonylat 
  • és azt is megadhatod, milyen nyelven kerüljön kiállításra a számla
• Ingyenes csomagban manuálisan tudsz számlákat generálni a Shoprenter megrendelés részletek oldalon
• Normál számlát, e-számlát és díjbekérőt is tudsz generálni
• Az elkészült számlák megjelennek a megrendelések lista oldalon és a megrendelések részletes oldalon is 
• Tömegesen számlát generálni a számlázz.hu alkalmazásban tudsz
• A számlákat egyedileg is le tudod tölteni a megrendelések lista oldalon és a megrendelések részletes oldalon is 
• Storno számlát is ki tudsz állítani a már meglévő normál vagy e-számla alapján
• Bármikor manuálisan fizetettre tudsz állítani egy bizonylatot
• Fizetve pecsét megjelenítése számlán: https://tudastar.szamlazz.hu/gyik/fizetve-pecset-a-szamlan

Prémium csomag

A prémium csomagban minden megtalálható, ami a BASIC csomagban. Ami nagy különbség, hogy ebben a csomagban találod az automatizálási lehetőségeket. 

• Meg tudod adni, hogy a megrendelés milyen státuszában kerüljön automatikusan kiállításra egy bizonylat
• Az automatikus bizonylatkiállításkor meg tudod azt is adni, hogy milyen típusú számla bizonylat kerüljön kiállításra (normál számla, e-számla vagy díjbekérő)
• Megadható az is, hogy milyen megrendelés állapotba kerülve legyen generálva egy sztorno számla
• Be tudod állítani, hogy milyen megrendelési állapotban legyen fizetett egy bizonylat 
• Ha egy díjbekérő volt a megrendeléshez kiállítva, akkor a fizetetté állítás mellett azt is megadhatod, hogy milyen típusú számla kerüljön kiállításra a díjbekérőből (normál számla vagy e-számla) 
• Megjelenítheted a megrendeléshez adott megjegyzést is a számlán
• Nem csak egyedileg, de tömegesen is le tudod tölteni a megrendelések számláit a számlázz.hu alkalmazásban
• Az alkalmazásban a számlák között tudsz keresni
• Ha bármi hiba miatt nem jönne létre a bizonylat, akkor beállíthatod milyen email címre küldjön értesítést az alkalmazás 
• A számlázz.hu-ban definiált sablonok közül bármelyiket be tudod állítani az alkalmazásban 
• A szállítási módok alapján akár egyedi megjegyzéseket is tudsz a számlára elhelyezni 
• A fizetési módok alapján akár egyedi megjegyzéseket is tudsz a számlára elhelyezni 
• Prémium csomagban elérhető az autokassza funkció. Így, ha bármikor a számlázz.hu rendszerében fizetettre állítódik egy számla, akkor automatikusan a megrendelés státuszát is frissíti az alkalmazás a Shoprenterben
• Bevezetésre kerül az OSS adózás szerinti számlakiállítás
• Akár vevőcsoportonként különböző fizetési határidőket tudsz megadni 

Az alkalmazás működése

Alapbeállítások 

Az új számlázz.Hu alkalmazást a Shoprenter alkalmazások között találod meg. Itt a „Telepítem” gombra kattintva tudod ezt majd telepíteni és elkezdeni használni. 

Első lépésként az alapbeállításokat kell megcsinálnod a beállítások oldalon. Fontos, hogy minden beállítás változtatás csak akkor lesz aktív, ha az oldal alján található „Mentés” gombra nyomsz. 

Ha eddig a Shoprenter - számlázz.hu integrációt használtad

Csak néhány lépést kell végrehajtanod, hogy átválts az általad használt integrációról az alkalmazásra.

1. A webáruházad admin felületén keresd fel az integráció beállításának oldalát a Beállítások > Integrációk > Számlázó > Számlázz.hu menüpontban
2. Az "Automatikus számlaküldés a bejelölt rendelés állapotoknál" kattints a "Mindet töröl" gombra
   
3. Másold ki a felületről a Számla Agent kulcsot.
4. Innen majd töröld is ki ezt a Számla Agent kulcsot és kattints a mentésre. Ezzel inaktiválódik ez az integráció, így amíg az alkalmazást nem aktiváltad addig ezt a lépést ne végezd el.
5. Telepítsd az alkalmazást a Shoprenter admin Alkalmazások menüpontjából.
6. A telepítés során a korábban kimásolt Számla Agent kulcsot add meg!
7. Kezd el használni az alkalmazást!

Az alkalmazás ki- és bekapcsolása 

Az alkalmazáson belül találsz egy checkboxot ("Számlázz.hu integráció aktiválása"), amely arra használható, hogy ezzel tudd szabályozni az alkalmazás működését. Az alkalmazás telepítése után, elsősorban azért, hogy nyugodtan meg tudd csinálni a beállításokat, az alkalmazás ki van kapcsolva. Amint úgy gondolod, hogy megcsináltál minden beállítást, akkor itt tudod az alkalmazást elindítani akkor, ha bepipálod ezt a dobozt. Ha valami miatt nem szeretnéd, hogy az alkalmazás tegye a dolgát, akkor csak vedd ki a pipát a checkboxból, és megáll az automatikus számla kiállítása, és manuálisan sem lehetséges majd a számlák kiállítása. 

Telepítés utáni lépések

A Shoprenter-számlázz.hu alkalmazás telepítése és beállítása után lehetőséged lesz manuálisan a megrendelések oldalon a számláidat kiállítani és kezelni. 

Egy új megrendelésnél egy gombnyomásra ki tudod állítani a számláidat. 

És ha már kiállítottál egy számlát, akkor itt tudod majd a további teendőket is megtenni. 

Például 

• a számlát fizetettre állítani
• letölteni
• sztornózni
• vagy helyesbítő számlát kiállítani 

A megrendeléshez kiállított számlák a megrendelésedhez is feltöltésre kerülne, így azokat a megrendelések lista oldalán is eléred majd. 

Ha rendelkezel prémium csomaggal, akkor pedig az alkalmazás „Megrendelések” oldalán tudsz a számlákon tömeges műveleteket végezni, vagy épp a számlák között keresni. 

számlázz.hu API kulcs 

A Shoprenter és számlázz.hu közötti adatkapcsolat működéséhez mindenképpen szükséged lesz egy egyedi kulcsra, hogy tudd használni a számlázz.hu számla agent-et. Ezt a számlázz.hu fiókodba belépve a https://www.szamlazz.hu/szamla/ oldal alján a „Számla Agent kulcsok” alatt tudsz generálni a „Számla Agent kulcs generálása” gombra nyomva. 

Ha sikerült a Számla Agent API kulcs generálása, akkor azt másold be ebbe a mezőbe, hogy az alkalmazás tudjon működni. 

Fizetési módok párosítása

A számlázz.hu és a Shoprenter rendszerekben gyakran nem azonosak a fizetési módok nevei. Márpedig ha nem megfelelő fizetési mód névvel akarunk egy számlát legenerálni, akkor az nem fog sikerülni. Ezért fontos megcsinálni a fizetési módok párosítását, hogy ha egy megrendelés például a Shoprenterben „Banki átutalás” fizetési móddal jön létre, akkor az a számlázz.hu rendszerében „Átutalás” fizetési módot jelent, és a számlán is átutalás jelenik majd meg. Természetesen a számlázz.hu rendszerében is fel lehet venni egyedi fizetési mód neveket. Ha ezt tetted volna, akkor a fizetési módok párosításánál is meg tudod adni párosításként. Ekkor csak írd be ugyanezt a fizetési mód nevet karakterpontosan, amit a számlázz.hu rendszerében is felvettél. 

Fizetési határidő

Ez is egy kötelező beállítás. Itt tudod megadni azt, hogy mennyi legyen a számla fizetési határideje. 

Teljesítési határidő

A számla generálásakor lehetséges egyedi teljesítési határidőt is megadni az alap beállítások között a “Teljesítés” mezőt kitöltve.

• • Ha ezt a mezőt üresen hagyod, akkor a teljesítés és fizetési határidők meg fognak egyezni.

  • Ha 0 értéket írsz ebbe a mezőbe, akkor a számla kiállításának dátuma lesz a teljesítési határidő dátuma is.

  • Ezen kívül ha bármilyen pozitív számot írsz a Teljesítés mezőbe, akkor a számla kiállításának dátumához ennyi nap kerül hozzáadásra, és lesz beállítva teljesítési dátumként.

0%-os áfa esetén beállítandó jogcím 

Ha a webshopodban forgalmazol olyan terméket, aminek 0% az áfája, akkor meg kell adnod azt, hogy milyen jogcímmel kerüljön ez fel a számlára. Itt tudod beállítani ezt a jogcímet. Az, hogy pontosan milyen jogcím mit is jelent, azt itt találod: https://www.szamlazz.hu/wp-content/uploads/2020/12/osszefoglalo-tablazat-afakulcsokrol-Szamlazzhu.pdf 

További opcionális beállítások 

Az alapbeállítások mellett BASIC csomagban további beállításokra is lehetőséged van. Ezek az alábbiak: 

• Bank neve: Amit ide beírsz, az jelenik majd meg a számlán, mint átutalási információ 
• Bankszámlaszám: Az a bankszámlaszám, amit ide beírsz, rákerül a számlára, ahol a vevő meg tudja majd találni, hová is utaljon 
• Mennyiségi egység: Minden olyan termék és a számlára kerülő tétel esetén ez a mennyiségi egység kerül majd beállításra akkor, hogyha nincs a webshopban nincs beállítva mennyiségi egység
• Számla kiküldése számlázz.hu-n keresztül?: Ez a checkbox az, amivel be tudod állítani, hogy a számlázz.hu rendszere kiküldje-e a kiállított számlát a vevő számára. Ha ez nincs bepiplva, akkor nem kerül kiküldésre a számlázz.hu rendszerén keresztül a számla. 
  • Ha ezt bepipálod, ez azt jelenti, hogy a számlázz.hu küldi majd ki a kiállított számlát a vevő számára. Hogy ez teljesüljön, mindenképpen ki kell töltened a „Kiküldő email cím” mezőt. Ez lesz az az email cím, ami kiküldőként megjelenik majd a vevő email fiókjában. 
  • Tárgymező szövege: Az itt megadott szöveg jelenik majd meg a kiküldött email tárgymezőjében. 
  • Email szövege: Az a szöveg amit ide írsz, az jelenik meg a kiküldött email-ben. A számla pedig az email-hez csatolva kerül majd kiküldésre, ahonnan majd a vevő a számlát le tudja tölteni. 
• Rendelésszám megjelenítése a számlán: Ha ezt a checkboxot bepipálod, akkor a számlán megjelenik majd a rendelés száma. Ez egy opcionális lehetőség, de a könnyebb keresés érdekében érdemes rátenni ezt az információt a számlára. 
• Termék cikkszámának megjelenítése a számlán: Ez is egy opcionális lehetőség. A megrendelt termék neve mindenképp ott lesz a számlán, de ha ezt az opciót kiválasztod, akkor a termékek cikkszáma is megjelenik majd a számlán a termékek neve mellett. 
• Rendeléshez tartozó megjegyzés megjelenítése a számlán: Ha a vevő a megrendeléshez bármilyen megjegyzést fűz, azt meg tudod jeleníteni a számlán is, ha ezt az opciót kiválasztod. 

Prémium beállítások 

Ha előfizetsz a PREMIUM vagy ENTERPRISE csomagra, akkor fogod tudni használni az automatizálást elősegítő funkciókat. Ezekhez a funkciókhoz kapcsolódó beállításokat tudod megtenni a prémium beállítások oldalon. 

Automatikus bizonylatgenerálások beállítása 

A megrendelések státuszához kapcsolva lehetőséged van arra, hogy automatikusan bizonylatokat generálj. Itt tudod beállítani azt, hogy milyen megrendelési státuszban milyen típusú bizonylat kerüljön kiállításra. Be tudod állítani, hogy mikor kerüljön kiállításra Normál számla, E-Számla vagy Díjbekérő. Nem kötelező mindegyik bizonylattípushoz megrendelési státuszt párosítanod. Ha csak e-számlát szeretnél kiállítani, akkor csak állítsd be azt, hogy milyen megrendelési státuszban kerüljön kiállításra ez az e-számla. 

Melyik rendelési állapotban legyen a számla státusza fizetett?

Szintén a megrendelések státuszához tudod kapcsolni azt is, hogy a számla állapota fizetett legyen. Itt már csak ahhoz a bizonylattípushoz kell párosítást beállítanod, amilyen bizonylatot korábban automatikusan létrehoztál az alkalmazással. Ha ugyanazt a státuszt állítod be a fizetettre állításhoz, mint a bizonylat generálásához, akkor már fizetettként fog létrejönni a bizonylat. 

Milyen típusú számla készüljön a díjbekérőből, ha a díjbekérőt kiegyenlítik? 

A díjbekérőt kicsit másként kell kezelni, mint a számlákat. Ugyanis egy díjbekérőt nem lehet azonnal fizetettre állítani. Először számlát kell generálni egy díjbekérőből, majd azt a számlát lehet fizetettre állítani. Itt tudod azt beállítani, hogy egy díjbekérőből milyen típusú számla kerüljön kiállításra. 

Sikertelen számla létrehozásakor erre az email címre küldünk értesítést

Igyekszünk a hiba lehetőségeit kiküszöbölni, de tudjuk, hogy bármi előfordulhat. Így, ha bármi miatt egy számlát nem sikerül kiállítani az alkalmazással, akkor az itt megadott email címre egy üzenetet fogunk küldeni, amiben benne lesz, hogy melyik megrendeléshez nem sikerült bizonylatot generálni. Ennek az információnak a tudatában meg tudod majd nézni, hogy mi is történt, és tudod javítani a problémát. 

Sablon kiválasztása 

A számlázz.hu jelenleg több számla sablont is elérhetővé tesz. A számláid az alapján a sablon alapján lesznek kiállítva, amit itt ki fogsz választani. 

Autokassza

A számlázz.hu elérhetővé teszi az Autokassza funkcióját. Erről többet tudsz olvasni itt, és elő is tudsz rá fizetni: https://www.szamlazz.hu/egyedi-megoldasok/autokassza/ 

Nagyon röviden ez a funkció arra jó, hogy ha valaki egy számla alapján átutal a bankszámládra, akkor erről az átutalásról a számlázz.hu információt fog szerezni, és a számlát automatikusan fizetettre fogja állítani. 

Ha ez megtörténik, akkor értesíteni tudja a Shoprentert is, és ebben az esetben a megrendelés státuszát is fizetett-re fogja állítani az alkalmazás. Ekkor abba a státuszba kerül majd a megrendelés, amilyen státuszt megadtál a „Melyik rendelési állapotban legyen a számla státusza fizetett?” beállítási opciókban. 

Ahhoz, hogy az autokasszát igénybe tudd venni, először engedélyezd ezt a funkciót. 

Beállítás:

Ha az autokasszára előfizettés a szamlazz.hu alkalmazásban, akkor még egy teendőd van.

A számlázz.hu alkalmazás beállítások felületén egy egyedi URL került neked legenerálásra. Ez az az URL, amire minden autokassza eseményról a szamlazz.hu alkalmazást értesítést fog küldeni a webshopodnak.

Ezt az URL-t másold be a szamlazz.hu fiók beállításokban az IPN üzenet internetcíme mezőbe. 

Ha ezt a beállítást elvégezted a szamlazz.hu fiókodban, akkor minden olyan számla, amelyet a vásárlóid kifizettek, és amelyről a szamlazz.hu ezen az URL-en keresztül értesítést küld a webshopodnak, automatikusan a beállított megrendelési státuszba kerül. Ezt a státuszt a "Melyik rendelési állapotban legyen a számla státusza 'fizetett'?" beállításnál tudod megadni."

Komment beállítása fizetési és szállítási módokhoz

Lehetőséged van a számlán a fizetési vagy a szállítási módok szerint egyedi megjegyzéseket is feltüntetni. Ehhez csak be kell kapcsolnod ezeket a funkciókat, ki kell választani a fizetési vagy szállítási módot, és meg kell adnod, hogy mi is legyen a szöveg, ami megjelenik majd a számlán. 

Fizetési határidő vevőcsoportonként

Ha szeretnél a számlázáskor vevőcsoportonként eltérő fizetési határidőket megadni, akkor ehhez csak be kell kapcsolnod ezt a funkciót. Ez nagy segítség lehet, ha például viszonteladókkal dolgozol, stb. Ekkor vevőcsoportonként eltérő fizetési határidőket tudsz beállítani.

Ha lenne olyan vevőcsoport, akihez nem álltasz be egyedi fizetési határidőt, akkor az alapbeállítások között megadott fizetési határidővel jön majd létre számla.  

OSS értékesítés bekapcsolása 

Hogy pontosan mi is az az OSS értékesítés, arról itt találhatsz egy leírást: https://www.szamlazz.hu/blog/2021/07/az-oss-es-ami-mogotte-van-erre-figyelj-ha-mas-eu-s-orszagba-is-ertekesitesz/ 

Ahhoz, hogy a számlázás ezen módját használni tud két dolgot kell tenned. 

1. Egyrész az alkalmazásban aktiváld az OSS értékesítés bekapcsolása funkciót. 
2. Ha ezzel megvagy, akkor a számlázz.hu beállítások oldalán az „Adózási és pénzügyi adatok” oldalon kell megtenned a szükséges beállításokat. (Link: https://www.szamlazz.hu/app/beallitasok-alapadatok/adozas) Itt ki kell választanod „A vállalkozás be van jelentkezve az Egyablakos Rendszer (OSS) alá.” lehetőséget. 

Gyakran Ismételt Kérdések / Hibaüzenetek és megoldások

128-as hibakód

Hibaüzenet:

Olyan tétel szerepel a bizonylaton, amelyben az áfamentes áfakulcshoz 0-tól eltérő áfaérték tartozik.

Megoldás:

Győződjünk meg róla, hogy a rendelés tételei között nem szerepel olyan, ahol nincs megadva adóosztály. Amennyiben a termékek, szállítási és fizetési módoknál rendben be vannak állítva az adóosztályok úgy érdemes a rendelésben felhasznált kuponkedvezményt vizsgálni.

Ellenőrizzük hogy a rendelésben használtak-e fel kupont, illetve a felhasznált kupon beállításain belül meg van-e adva az adóosztály. Ennek hiányában a számla nem fog tudni legenerálódni. Miután beállítottuk a kuponhoz tartozó adóosztályt az új rendeléseknél már nem lesz gond, viszont a hiányos kuponbeállításokkal leadott rendeléseknél két lehetőségünk van:

• létrehozzuk újra a rendelést a kupon felhasználásával a vevő nevében
  vagy
• kézzel generálunk számlát az érintett rendelés(ek)hez a számlázz.hu felületén

Párhuzamos számlagenerálás hiba

Hibaüzenet:
Többen számláztok ugyanabban a pillanatban ugyanazzal a számlaszám előtaggal... kérlek próbáld meg kicsit később.

Megoldás:
Ebben az esetben a Számlázz.hu hibaüzenetet küld vissza, azonban az alkalmazás néhány másodperc múlva automatikusan újra megpróbálja a számla generálását. A számlák általában rövid időn belül sikeresen elkészülnek.

FONTOS!

A számlázz.hu felületén kapcsoljuk be a "Rendelésszám ismétlődés tiltása" funkciót hogy elkerülhessük azt az esetet, hogy egy rendeléshez több számla tudjon kigenerálódni.

Nem létező fizetési mód

Hibaüzenet:
Hiányzó fizetési mód beállítás: [fizetési mód neve]

Megoldás:
A fizetési mód nincs párosítva az alkalmazásban.

Ellenőrzés és beállítás:
Alkalmazás → Alapbeállítások → Fizetési módok párosítása

Itt add hozzá és párosítsd azt a fizetési módot, amellyel a rendelést leadták.

0% áfa hiba

Hibaüzenet (példa):
Értelmezhetetlen áfakulcs.

Lehetséges okok:

• Az alkalmazásban nincs beállítva a 0% ÁFA jogcím

• A rendelésben szereplő kupon vagy kedvezmény áfakulcsa nincs megfelelően beállítva

Ellenőrzés:
Alkalmazás → Alapbeállítások → 0% ÁFA jogcím

Nem szűrhetők a számlázott rendelések a rendelés oldalon

Magyarázat:
Ez a funkció a régi Számlázz.hu integráció része volt.

Az új alkalmazás használatakor a számlázással kapcsolatos rendelések az alkalmazáson belül érhetők el:

Alkalmazás → Megrendelések

Használható ugyanaz az a számla agent kulcs több webshopban?

Igen.

Fontos feltétel, hogy minden webshop külön számlaszám előtagot használjon.

Hibás számlaszám előtag

Hiba:
A számlagenerálás nem indul el.

Lehetséges ok:
Az alkalmazásban megadott számlaszám előtag nem létezik a Számlázz.hu rendszerében.

Megoldás:

• Ellenőrizd a számlaszám előtagot a Számlázz.hu felületén

• Győződj meg róla, hogy ugyanaz az előtag szerepel az alkalmazás beállításaiban

Sikertelen azonosító

Hibaüzenet:
Sikertelen azonosító vagy hitelesítési hiba a számlagenerálás során.

Lehetséges ok:
Az alkalmazásban megadott Számlázz.hu agent kulcs hibás formátumban lett megadva.

Gyakori eset, hogy a kulcs bemásolásakor szóköz kerül az elejére vagy a végére, amit a rendszer nem tud értelmezni.

Megoldás:

1. Nyisd meg az alkalmazás Alapbeállítások részét.

2. Ellenőrizd a Számla agent kulcs mezőt.

3. Győződj meg róla, hogy a kulcs elején vagy végén nem szerepel szóköz.

4. Ha szükséges, másold ki újra a kulcsot a Számlázz.hu felületéről és illeszd be ismét.