Rendelések

Lévén webáruház rendszerről van szó - mégpedig olyanról, melynek egyik nagyszerű ismertetőjegye az egyszerű, könnyen kezelhető admin felület - mindenképpen szükségünk van egy olyan modulra, mely a boltunkba érkező megrendelések egyszerű kezelhetőségét teszi lehetővé.

Ez az opció a Rendelések menüpontban érhető el, itt boltunk összes megrendelése egy listában megtekinthető. A rendelésszámra mozgatva az egeret látni fogjuk, hogy milyen termékek szerepelnek a rendelésben, így gyorsan át tudjuk futni a rendelések tartalmát.

Rendelés lista
Rendelések megtekintése
Elhagyott kosár
Rendelések exportálása
Futárszolgálat export
Beszerzési lista
Rendelések módosítása

Rendelés lista

A lista fejléce alatt találhatók a rendelések közötti szűrési lehetőségek. Ezek a következők: Termék, Állapot, Szállítási mód, Fizetési mód, Dátum, illetve a További szűrők lehetőségre kattintva telefonszám vagy összeg szerint is kereshetünk a rendelések között. A kívánt helyre beírva a keresendő kifejezést vagy értéket megkapjuk azokat a rendeléseket, amelyek a szűrés feltételeinek megfelelnek.

A Keresés mezőben a vevő nevére, a rendelésszámra, telefonszámra és email címre lehet szűrni. Egyszerre több oszlopban is megadhatunk szűrést, illetve akár több állapotot és fizetési módot is kiválaszthatunk egyszerre, ekkor azok kerülnek listázásra, amelyek minden feltételnek egyszerre felelnek meg. A szűkítés megszüntetéséhez elég a sor végén található x-re kattintani. A rendeléslista oldalon asztali nézeten 100, míg mobil nézetben 50 darab rendelés jelenik meg.

A listában a rendelés száma, a megrendelő ügyfél neve és email címe, a rendelés állapota, végösszege és a rendelés időpontja található, illetve a választott szállítási és fizetési mód. A megrendelések többféleképpen is módosíthatók. Egyrészt a rendelésszámra vagy a sor végén található Módosítás gombra való kattintással, másrészt már akár a lista oldalon is lehetőség van a rendelések állapot változtatására, amennyiben az adott rendelés állapotára kattintunk. Erre tömegesen is lehetőség van a rendelések kijelölésével, majd a Rendelések állapotának a módosítása gombra kattintással.

Az állapotváltásnál felugró ablakban beállíthatjuk, hogy a vevő kapjon-e értesítést az állapotváltásról, illetve a rendeléshez írt megjegyzésről.

Fontos! A rendeléshez írt megjegyzések csak abban az esetben kerülnek kiküldésre az ügyfélnek, ha azt bepipáljuk, illetve a rendelés állapot váltó automatikus emailbe be van illesztve az [ORDER_COMMENT] dinamikus elem. A rendelés állapot váltó emailt a Tartalom > Automatikus emailek menüpontban lehet szerkeszteni, ha pedig egyedi állapot váltó emaileket használunk az egyes rendelés állapotoknál, akkor ezeket a Beállítások > Rendelési beállítások > Rendelés állapotok menüpontban érjük el.

A rendelésen belül több mindent is módosíthatunk, így a vevő adatait, a szállítási és számlázási címet, a választott fizetési és szállítási módot, a rendelés értékét, illetve a rendelésben szereplő termékeket.

Abban az esetben, ha a rendelésen belül módosítjuk a fizetési módot, akkor a fizetési módhoz rendelt fix illeték bekerül a rendelés végösszegébe, továbbá a futárszolgálat export is ez alapján generálódik le. 

Fontos! Az illeték hozzáadása után a rendszer nem számolja újra a szállítási sávokat, a kedvezményt és a hűségpontot sem. Emellett, ha a fizetési mód esetében százalékos illetéket alkalmazunk, azt utólag nem lesz lehetőségünk hozzáadni a rendeléshez. Ilyen esetben érdemes "Egyéb" fizetési módot választanunk a rendelés szerkesztésében, majd az Új termék hozzáadása > Egyéb összeg hozzáadása funkció segítségével hozzáadnunk a kiszámolt illetéket.

Rendelések megtekintése

A rendeléseket villámnézetben is megtekinthetjük, itt a főbb információkat látjuk, mint a vevő szállítási címe és számlázási adatai, a szállítási mód, fizetési mód és a megrendelt termékek listája. Itt is lehetőség van az állapotok váltására, illetve a szállítólevél megtekintésére anélkül, hogy belépnénk a rendelésbe.

Lehetőség van rendelési állapotok létrehozására és törlésére is a Beállítások > Rendelési beállítások > Rendelési állapotok menüpontban.

Fontos! Ha egy állapot már szerepelt egy rendelési státuszban, akkor utána ennek törlése nem lehetséges.

Állapotok, melyekhez további információk szükségesek:

Törölt (alapértelmezett törlési állapot): ha ebbe a státuszba kerül egy rendelés, akkor nem számít bele a rendelési statisztikába és nem adódik át a rendelés exportokba sem, továbbá használatával lehetőség van visszakészletezésre is. Ez a státusz csak átnevezhető, de nem törölhető. A rendeléseket tömegesen is át lehet helyezni más státuszba, azaz visszasztornózni.

Fontos! A megrendeléseket törölni az admin felületről nem lehetséges. Sem API-n, sem az admin felületen keresztül nem lehet törölni ezeket, beleértve az elhagyott kosarakat is.

• véletlenül kerüljön törlésre a rendelés,
• másik admin felhasználó törölje a rendelést,
• a jogszabály ellenére ne legyenek megfelelően tárolva az adatok, vagy
• hatósági ellenőrzés esetén ne legyen visszakövethető minden rendelés.

Elhagyott kosár

Az internetes kereskedők egyik nagy mumusa az elhagyott kosár: amikor már sikerült elérni, hogy a vevő kosárba tegye a terméket, de valamiért mégse fejezte be a vásárlást. 

A rendelések menüpontban ki lehet listázni ezeket a kosárba rakásokat, ha az Állapot legördülő menüből kiválasztjuk az Elhagyott kosár opciót.

A rendszerben minden kosárba tétel elhagyott kosárként kezdi, és amikor sikeresen befejeződik a vásárlás, akkor kerül át a rendelések közé. A listában láthatjuk, hogy ki mit tett kosárba, milyen fizetési és szállítási módot választott ki. Ebből tudunk következtetni is sok mindenre. Ha például a személyes adatok ki vannak töltve egy nem regisztrált látogatónál, de szállítási módot már nem választott, akkor gyanús lehet, hogy a szállítási módokkal nem tetszett neki valami (előfordulhat mondjuk, hogy nem megfelelően volt kommunikálva a szállítási díj, és csak itt találkozott vele először, de túl magasnak találta). Ugyanígy a fizetési módoknál is hasonló a helyzet. 

Az elhagyott kosarat szerkesztve láthatjuk, hogy mit tett a kosárba a látogató. 

Egy jó módszer az elhagyott kosarak számának csökkentésére, ha használjuk az Automatizmusok által kínált lehetőséget, amikor az áruház tulajdonos aktív közreműködése nélkül automatikus leveleket küld a rendszer azoknak, akik kosárba tettek valamit, de végül nem vették azt meg. Ezt külön tudjuk paraméterezni, így más-más levelet küldhetünk kosárérték szerint, vagy konkrét terméket otthagyók számára.

Rendelés befejezése

Az elhagyott kosár állapotra váltva a rendelésekben lehetőség van arra, hogy az admin felhasználó fejezze be a vásárlást a vevő nevében. Ez a lehetőség olyan esetben lehet hasznos, ha valamilyen oknál fogva a vevő nem tudott végigmenni a pénztár folyamaton. A műveletet az elhagyott kosarak kilistázásakor a jobb oldalon lévő Rendelés befejezése gombbal tehetjük meg.

Ha mégsem szeretnénk befejezni a rendelést, van rá lehetőség, hogy magát az elhagyott kosarat tartalmazó linket küldjük ki a leendő vásárlónknak. Ezt az adott elhagyott kosár rendelés szerkesztő ikonjára kattintva a Rendelés befejezése fülön találjuk.

Rendelések exportálása

Ennek lehetősége a Rendelések menüpont alatt található. Az Export gombra kattintva kiválaszthatjuk, hogy a korábban esetlegesen leszűrt rendeléseket, vagy az összes rendelést szeretnénk exportálni, majd a következő oldalon bejelölhetjük a paramétereket, a végén pedig elérhető lesz az exportált fájl.

Az exportálás lépései:

1. Szükség esetén használjuk a szűrőket a Rendelések oldalon a teljes rendelési lista szűkítéséhez.
2. Kattintsunk az Export gombra. 
3. A felugró ablakban válasszunk egy opciót. 
   - Exportálhatjuk az összes rendelést,
   - vagy csak azokat, amiket kijelöltünk (ha nincs kiválasztva egy rendelés sem, akkor ez az opció inaktív),
   - vagy akár azokat, amelyek eleget tesznek a beállított keresésnek, szűrési feltételeknek (ha nincs semmilyen szűrés vagy a szűrés eredménye egy üres lista, akkor ez az opció inaktív).
4. Kattintsunk az Export gombra.
5. A következő lépésben válasszuk ki, mely rendelés paramétereket szeretnénk exportálni, majd kattintsunk a Tovább gombra.
   Megjegyzés: minél több rendelést és paramétert szeretnénk exportálni, annál tovább tart a folyamat.
6. Az exportálás végén a böngésző automatikusan letölti a CSV fájlt. Amennyiben a letöltés nem indulna el magától, használhatjuk a Fájl letöltése linket.

CSV fájl megnyitása Excellel

A kiexportált fájlt általában gond nélkül megnyithatjuk az általunk használt programokkal, mégis fontos ügyelni arra, hogy ha CSV típusú az exportált fájl, akkor az Excelben a megszokottól eltérő módon kell azt megnyitnunk.

Miután megnyitottuk az Excel programunkat, az Adatok fülön az Adatok beolvasása és átalakítása szekcióban a Szövegből vagy CSV fájlból menüpontra kattintva először válasszuk ki az exportunkat, majd a következőket állítsuk be a felugró ablakon:

• a kódolás UTF-8 legyen,
• és a fájlban szereplő elválasztónak megfelelő karaktert határozzuk meg (vessző, pontosvessző, stb.), mint határoló/elválasztó. Ha ezzel nem vagyunk tisztában, akkor a lenyílóban egyesével kiválaszthatjuk az opciókat, és amikor azt tapasztaljuk, hogy az Excel az előnézeti ablakban szépen oszlopokba rendezi az adatokat, tudhatjuk, az lesz a számunkra kiválasztandó elválasztó.

Ezután pedig csak annyi dolgunk van, hogy a Betöltés gombra kattintsunk.

Futárszolgálat export

A rendszerben lehetőség van adott futárszolgálatok számára azonnal feldolgozható táblázat exportálására. Mindegyik szállítócég egyedi adatokat tartalmazó táblázatot vár, azonban nekik eljuttatva - pl. feltöltve - a megfelelő táblázatot ők gyorsan és hatékonyan dolgozzák fel a kiválasztott rendelések adatait.

Fontos! Több futárszolgálat esetében az Alkalmazások menüben elérhető külön alkalmazás is, amellyel egyszerűsíthetjük és automatizálhatjuk az átadási folyamatot (pl. GLS, MPL, DPD, Foxpost, Packeta, Futár.hu). Esetükben nincs szükség futárszolgálat exportok készítésére és feltöltésére, mivel a Shoprenteres boltunkat közvetlenül össze tudjuk kötni a futárszolgálattal, és a szállításhoz szükséges címkét ki tudjuk nyomtatni az alkalmazáson keresztül.

Az exportálás menete

Válasszuk ki azokat a rendeléseket, melyeket az adott futárcéggel szeretnénk kiszállítani a sor elején található jelölőmező segítségével. Természetesen egyszerre több sor is kijelölhető. Amint megvagyunk, kattintsunk a Futárszolgálat export gombra. Egy kis ablak ugrik fel, amelyben kiválaszthatjuk a futárcéget. Végül az ablak jobb alsó sarkában található Futárszolgálat export gombra kattintva a rendszer lementi a számítógépünkre az adott táblázatot.

Beszerzési lista

Több rendelés esetén előfordulhat, hogy a rendeléseket egyszerre szeretnénk előkészíteni. Így egybegyűjtve a több rendelésből származó termékeket pontosan láthatjuk, hogy mit kell a nagykereskedésből, raktárból, egyéb helyről elhozni, kivenni. Ebben segít a beszerzési lista, mely a rendelési listában kijelölt rendelésekből készít táblázatot. Ez a táblázat tartalmazza az összes, a kiválasztott rendelésekben szereplő terméket és cikkszámát; ha egy termék több rendelésben is szerepel, vagy valamelyikből többet rendeltek, akkor az is jelzésre kerül.

Segítségével pontos képet kapunk ahhoz, hogy lássuk, milyen termékeket kell még beszereznünk vagy összekészítenünk ahhoz, hogy az adott rendeléseket postázni tudjuk.

Rendelések módosítása

A már leadott rendeléseken van lehetőségünk módosítani. Ehhez lépjünk be a Rendelések menüben a kiválasztott rendelés oldalára, majd itt a szállítási módra vagy a fizetési módra kattintva érjük el ezt a funkciót. Ez a módosítás a futárszolgálat exportokra is hatással lesz. 

Fontos! A funkció nem terjed ki minden szállítási és fizetési módra. Nem lehet megváltoztatni a rendelés szállítási módját csomagpontos vagy átvevőpontos szállítási módokra, illetve a fizetési módját online bankkártyás fizetési módokra. 

Elérhető szállítási módok: 

• Minden az admin által létrehozott szállítási mód 
• FoxPost Házhozszállítás 
• DHL Express 

Elérhető fizetési módok: 

• Banki átutalás (előre utalás) 
• Utánvétel
• Utánvétel 2 
• Utánvétel 3 
• Csekkbefizetés
• Készpénzes fizetés

Amennyiben a módosításnál az Egyéb opciót választjuk, az nem lesz hatásra a futárszolgálati exportunkra.