A funkciót a webáruházunk Alkalmazások menüpontjában érjük el, amelyet először telepítenünk kell, majd ezután engedélyezni. Ekkor meg fog számunkra jelenni a beállításához szükséges felhasználónév és a jelszó.
A további beállításokat a Tharanis oldalán szükséges elvégezni, így ha elakadunk, írjunk bátran az info@tharanisugyvitel.hu e-mail címre.
Beállítása
A Tharanis oldalán az alábbi beállításokat szükséges elvégezni:
Kapcsolat: adjuk meg a webáruházban beállított API hozzáférés adatait, majd kattintsunk a kapcsolat tesztelése gombra. Helyes beállítások esetén a program letölti a webáruházban létrehozott rendelési státuszokat és egyéb, a kommunikációhoz szükséges adatokat.
Megrendelések: állítsuk be, hogy a program milyen időközönként ellenőrizze, hogy érkezett-e új megrendelés a webáruházba (Új megrendelések ellenőrzése/átvétele). Adjuk meg, hogy a program mely státuszban lévő megrendeléseket vegye át (Átvétel a shopból és Átvétel a shopból (fizetett bankkártyás rendelések))
Fontos! A program csak az itt megadott státuszú megrendeléseket fogja átvenni, a nem ezekben a státuszban lévőket figyelmen kívül hagyja. Adjuk meg, hogy a program az átvett megrendelésekkel végzett műveletek során a webáruházban mely státuszra váltsa a megrendelést. Státusz váltása a webáruházban 4 esetben történhet:
- Sikeres átvételkor: a megrendelés webáruházból történő sikeres átvétele, azaz a megrendelés az internetes megrendelési pufferbe történő helyezése esetén.
- Számlázáskor: a számla elkészítésekor.
- Futárnak átadáskor: a státusz akkor kerül beállításra, ha a megrendeléshez kapcsolódó számla kiszállítási adatai sikeresen továbbításra kerültek a futárszolgálat felé. (Lásd: Expediálási műveletek/Futárszolgálati kiszállítás előkészítése)
- Vételár beérkezésekor:
- személyes átvételes rendelések esetén a státusz a számla elkészítéskor kerül beállításra,
- nem személyes átvételes pénzügyileg nem rendezett (utánvét, utólagos átutalás, stb.) megrendelések esetén a státusz a megrendeléshez kapcsolódó számla ellenértékének beérkezésekor (Pénzügy/Pénzügyi teljesítések felvitele) kerül beállításra,
- nem személyes átvételes pénzügyileg rendezett (bankkártya, előre utalás, stb.) megrendelések esetén a státusz a megrendelés szállítási adatainak futárszolgálat felé történő továbbításának napján 23:00-kor kerül beállításra.
Fontos! Az Átvétel a shopból és Átvétel a shopból (fizetett bankkártyás rendelések) pontokban megadott státuszok nem szerepelhetnek egyéb műveleteknél használatos státuszoknál! Ha a fenti műveletek során valamelyiknél nem szeretnénk státusz váltást, ezen műveletek státuszaihoz válasszuk a Sikeres átvételkor pontban megadott státuszt. A státuszokat a webáruházba felvett, a kapcsolat tesztelésekor letöltött rendelési állapotok közül választhatjuk ki.
Egyéb beállítások
A törzsben még nem szereplő cikkek automatikus felvétele: bekapcsolásával a megrendelések letöltésekor, ha a megrendelés olyan cikket tartalmaz, amely még nem szerepel a cikktörzsben, a rendszer automatikusan felveszi azt a cikkek közé a megrendelésben szereplő cikkszámmal, megnevezéssel, mennyiségi egységgel és ÁFA kulccsal, illetve az Eladási ár 1 mezőbe a megrendelésben szereplő árral. A termék 0 raktárkészlettel kerül felvételre, a webáruházban rendelkezésre álló készletet program nem vizsgálja.
Fontos! Ezen cikkek Termék típussal jönnek létre, amely később nem módosítható, így használata csak abban az esetben javasolt, ha a megrendelésekhez kapcsolható költségek szolgáltatásai (Szállítási költség, Illeték, stb.) már felvételre kerültek a cikktörzsbe.
EU adószámmal rendelkező vevőknél rendelések átvétele ÁFA nélkül: csak az Európai Unió területére történő szállítás esetén van figyelembe véve. Bekapcsolásával a megrendelések átvételekor a program megvizsgálja, hogy a megrendelő adott-e meg közösségi adószámot, illetve, hogy az érvényes-e. Érvényes közösségi adószám megléte esetén a megrendelés ÁFA nélkül kerül átvételre, ÁFA kulcsa 0 - export lesz.
Adószám és ÁFA kulcs automatikus detektálása: abban az esetben van figyelembe véve, ha a vállalkozás egyéb országokban is rendelkezik bejegyzett adószámmal, azaz jogosult a célország ÁFA kulcsával értékesíteni. Bekapcsolásával a megrendelések átvételekor a program megvizsgálja, hogy a vállalkozás rendelkezik-e a megrendelő országában bejegyzett adószámmal. Ha talál ilyet, akkor a megrendelés feldolgozása során a cikkekhez a törzsbe felvett, az adott országra vonatkozó ÁFA kulccsal számol.
A megrendelések feldolgozása során a cikkek megnevezését, mennyiségi egységét és a bruttó árak kiszámításához szükséges ÁFA %-o(ka)t a program minden esetben a cikktörzsből olvassa be, a webáruházból kapott adatokat figyelmen kívül hagyja. A megrendelésben szereplő cikkek árait ezzel ellentétben a program minden esetben a megrendelésben lévő árak alapján határozza meg, a törzsben lévő eladási árakat nem vizsgálja. A megrendeléseken szereplő cikkeket a program cikkszám alapján azonosítja, így a törzsben és a webáruházban lévő cikkszámoknak egyezniük kell.
Fizetési módok: mivel a webáruházban elérhető fizetési módok neveiből gyakran nem derül ki, hogy az pontosan mit takar, a megrendelések feldolgozásához a programnak szüksége van a webáruházban felvett és a programban használatos fizetési módok egyértelmű megfeleltetésére, összekapcsolására. Ehhez meg kell adni, hogy a rendszerbe felvett fizetési módokat a webáruházban milyen névvel találjuk, azaz az átvett megrendelésekben hogyan szerepelnek. Pontosvesszővel (;) elválasztva egy fizetési módhoz több értéket is megadhatunk (pl. Utánvét;Utánvét - ingyenes szállítás). Több érték megadása esetén ügyeljünk arra, hogy sem a ; előtt, sem utána NE szerepeljen szóköz karakter.
Átvétel előre fizetésesként: azon fizetési módokhoz beállítható, amelyeknél a törzsben a Működés készpénzként (pénztárkezelés a cégbeállításoknak megfelelően), a Kimenő számla ellenértékét futárszolgálat szedi be (utánvét) és a Számla pénzügyi teljesítése automatikusan a számla elkészítésekor/iktatásakor opciók nincsenek bekapcsolva. Bekapcsolásával az ezen fizetési módok bármelyikével érkező megrendelések Előre fizet beállítással kerülnek átvételre (lásd: Bejövő megrendelések kezelése).
Díjbekérő automatikus elkészítése és kiküldése a megrendelések átvételekor: bekapcsolásával a program a kiválasztott fizetési módokkal Előre fizet státusszal átvett megrendelésekhez a megrendelések átvételekor díjbekérőt küld a megrendelőnek.
A kifizetett rendelések átvétele előre fizetésesként: azon fizetési módokhoz beállítható, amelyeknél a törzsben a Működés készpénzként (pénztárkezelés a cégbeállításoknak megfelelően) és a Kimenő számla ellenértékét futárszolgálat szedi be (utánvét) opciók ki-, és a Számla pénzügyi teljesítése automatikusan a számla elkészítésekor/iktatásakor opció pedig bekapcsolt állapotban vannak (jellemzően online fizetések). Bekapcsolásával a rendszer az ezen fizetési módok bármelyikével érkező azon megrendeléseket is Előre fizet beállítással hozza létre, ahol a webáruházból sikeres fizetés tényét kapja (lásd: Bejövő megrendelések kezelése).
A ki nem fizetett rendelések átvétele előre fizetésesként: azon fizetési módokhoz beállítható, amelyeknél a törzsben a Működés készpénzként (pénztárkezelés a cégbeállításoknak megfelelően) és a Kimenő számla ellenértékét futárszolgálat szedi be (utánvét) opciók ki-, és a Számla pénzügyi teljesítése automatikusan a számla elkészítésekor/iktatásakor opció pedig bekapcsolt állapotban vannak (jellemzően online fizetések). Meghatározhatjuk, hogy a webáruház szerint sikertelen fizetéses megrendelések mennyi idő után érkezzenek Előre fizet beállítással a rendszerbe (lásd: Bejövő megrendelések kezelése).
Fizetési illeték, Kupon kedvezmény és Hűségpont kedvezmény Tharanis cikkek: a megrendeléseken esetlegesen szereplő egyéb költségek és kedvezményekhez kapcsolódó cikkek. Ezen cikkek felvétele a törzsbe Szolgáltatás típussal javasolt, a megrendelésen a fenti értékek ezen cikkek használatával, 1 db-os mennyiséggel és +/- egységárral mint tételsor kerülnek felvételre, ily módon növelve/csökkentve a megrendelés végösszegét.
Fontos! A cikkek megadása nélkül a fenti értékeket a megrendelés átvételekor a program figyelmen kívül hagyja!
Szállítási módok: mivel a webáruházban elérhető szállítási módok neveiből gyakran nem derül ki, hogy az pontosan mely futárszolgálatot takarja (Pl. Házhoz szállítás), a megrendelések feldolgozásához a programnak szüksége van a webáruházban felvett és a programban használatos szállítási módok egyértelmű megfeleltetésére, összekapcsolására. Ehhez meg kell adni, hogy a rendszerbe felvett szállítási módokat a webáruházban milyen névvel találjuk, azaz az átvett megrendelésekben hogyan szerepelnek. Pontosvesszővel (;) elválasztva egy szállítási módhoz több értéket is megadhatunk (pl. GLS házhoz szállítás;GLS csomagpont). Több érték megadása esetén ügyeljünk arra, hogy sem a ; előtt, sem utána NE szerepeljen szóköz karakter.
Meg kell adni továbbá, hogy a megrendeléshez esetlegesen kapcsolódó szállítási költséget a program mely cikk használatával tüntesse fel a megrendelésen. Ez szállítási módonként eltérhet, de azonos is lehet. Ezen cikkek felvétele a törzsbe Szolgáltatás típussal javasolt.
Fontos! A szállítási költséget reprezentáló cikk megadásának hiányában a program a megrendeléshez esetlegesen kapcsolódó szállítási költséget figyelmen kívül hagyja, így ennek megadását fokozottan ellenőrizzük! Lehetőségünk van továbbá a webáruház általános beállításainál megadott raktár szállítási módonként történő felülbírálására, azaz beállítása esetén a program az ezen szállítási móddal érkező megrendeléseket az itt megadott raktárba fogja sorolni.
Fontos! Megadása esetén a webáruház általános beállításainál megadott Másodlagos raktár beállítást a program figyelmen kívül hagyja, a megrendelések összes tételét ezen raktárba sorolja, függetlenül attól, hogy a termék rendelkezésre áll vagy sem. A házhoz szállítást és átvételi pontot is támogató futárszolgálatokkal (pl. GLS, MPL, DPD, stb.) érkező megrendelések esetében a házhoz szállítást vagy átvételi ponton történő átvételt a program automatikusan felismeri, így a webáruházban ugyanazon futárszolgálat ezen szolgáltatásaival megkülönböztetett szállítási módjait is vegye fel a szállítási módhoz. (Például ha a webáruházban a GLS futárszolgálat házhoz szállítási szolgáltatása Házhozszállítás GLS futárszolgálattal, a csomagponton történő átvétel Átvétel GLS csomagponton névvel szerepel, a GLS szállítási módhoz Házhozszállítás GLS futárszolgálattal;Átvétel GLS csomagponton érték kerüljön.)
Szinkronizáció: a program webáruház felé történő adatátadásainak beállításai. A Termék adatok átadása a webáruház felé, a Készletfrissítés ezen raktárak összesített készlete alapján, valamint az Árfrissítés ezen ár alapján beállítás határozza meg, hogy a rendszer mely adatokat továbbítsa a webáruház felé.
Amennyiben az "Az akciós árak is" kapcsolót bekapcsoljuk, a program az árak mellett az akciós árakat is frissíti a webáruházba, ellenkező esetben a webáruházban létrehozott akciókat a szinkronizáció nem változtatja, a rendszerben akciós termékek akciós árát nem továbbítja a webáruház felé.
Fontos! A szinkronizáció teljes, azaz, ha a kapcsoló bekapcsolt állapotban van, a program a szinkronizáció során a rendszerben nem akciós termékek esetén az esetlegesen a webáruházban beállított, minden vevőcsoportra érvényes akció(ka)t törli.
Fontos! A webáruház felé csak azon cikkek akciós árai kerülnek átadásra, melyek olyan akcióban szerepelnek, amely az összes vevőre vonatkozik, azaz az érvényességi kör "Minden vevő"!
Az adatátadás során a cikkek azonosítása a webáruházban cikkszám alapján történik, így a megfelelő működéshez a webáruházban szereplő termékek cikkszámai meg kell, hogy egyezzenek a programban szereplő cikkszámokkal.
A fenti adatok átadásán túl lehetőségünk van a rendszerben létrejövő cikkek webáruházban történő létrehozására is. Erre a Termékek létrehozása a webáruházban alap adatokkal kapcsoló használatával van lehetőségünk. Bekapcsolásával a program a törzsbe felvett cikkeket a webáruházban is létrehozza, de csak azon adatokkal, amelyek a rendszerben rendelkezésre állnak (cikkszám, megnevezés, mennyiségi egység, gyártó, leírás, képek). Amennyiben a cikkhez megadott gyártó a webáruházban nem létezik, a program létre hozza azt.
A termékek létrehozásakor/módosításakor átadott adatokat a Létrehozás inaktívként, Termék módosításakor az alábbi alap adatok feltöltése és a Leírás feltöltése ide beállításokkal finomhangolhatjuk.
A Változások frissítése a webáruházba online bekapcsolásával az adatok változása azonnal átadásra kerül a webáruház felé, a változások jellemzően néhány másodperc alatt aktualizálódnak.
A Termékek létrehozása a webáruházban alap adatokkal kapcsoló bekapcsolása esetén ezt a kapcsolót is kapcsoljuk be, egyéb esetben a termékek nem jönnek létre a webáruházban.
A Teljes szinkron minden nap opció az online frissítések során esetlegesen kimaradt hívások pótlására szolgál (pl. kommunikációs hiba, túlterhelés, stb.). Az időpontot érdemes kisebb forgalmú időszakra, azaz éjszakára vagy hajnalra állítani. A művelet során a program az összes cikk tekintetében megvizsgálja a Termék adatok átadása a webáruház felé pontban megadott adatokat a rendszerben, illetve a webáruházban, és ha eltérést talál, korrigálja azt.
Fontos! A művelet során a program csak a Termék adatok átadása a webáruház felé beállításban megadott értékeket figyeli, a Termékek létrehozása a webáruházban alap adatokkal beállítást nem, azaz az online átadások során esetlegesen nem létrejött termékeket ezen folyamat során sem fogja létrehozni. Kikapcsolása nem javasolt.
A Tharanis integráció működéséről és előnyeiről ebben a blogbejegyzésünkben is írunk.